Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, dan Contoh

Pengertian Purchase Order (PO)

Dalam dunia industri maupun perusahaan, istilah Purchase Order yang selanjutnya disingkat dengan PO merupakan hal yang sudah dianggap umum. Sayangnya, ketika salah satu orang diberikan pertanyaan mengenai hal tersebut, bisa jadi mereka hanya sebatas mengetahuinya secara umum. Terlepas dari peran Purchase Order yang penting, banyak dari pegawai yang hanya mengetahui jika keberadaan Purchase Order menjadi fasilitas untuk melakukan pemesanan secara online.

Sekalipun peran Purchase Order yang sangat penting dalam pemesanan barang, tidak sedikit orang yang masih keliru ketika dihadapkan dengan istilah invoice. Kekeliruan tersebut terletak pada peran keduanya yang sama-sama digunakan sebagai media untuk memesan barang. Akan tetapi, perbedaan tersebut terletak pada pihak yang membuatnya. Jika invoice akan dibuat oleh pihak penjual sedangkan purchase order itu sendiri dikeluarkan oleh pihak pembeli.

Jadi, contoh purchase order atau PO adalah surat atau dokumen yang yang berisi permintaan atas kebutuhan stok barang dan dikirim dari pihak pembeli kepada pemasok.

Contoh Fungsi Purchase Order (PO)

Meskipun terlihat cukup rumit untuk memesan barang dari pemasok dengan menggunakan purchase order,Namun pesanan pembelian tersebut akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan.

Beberapa fungsi PO di antaranya adalah:

Menghindari pesanan ganda

Ketika perusahaan mendapatkan PO dari pelanggan, berarti perusahaan mendapatkan pesanan sehingga perusahaan tersebut mendapatkan keuntungan.Contoh fungsi surat Purchase Order PO dengan format form benar yang paling penting adalah membantu menghindari pesanan ganda.Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menskalakan bisnis, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa.Surat PO juga berfungsi sebagai dokumen untuk mengecek faktur yang harus dibayar.

Melacak pesanan yang masuk

Salah satu contoh PO adalah untuk membantu melacak pesanan yang masuk.Sistem pesanan pembelian yang terorganisir dengan baik dapat membantu menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman,nanti pesanan yang dibeli oleh konsumen ke distributor dan setelah pesanan tersebut di terima bisa dicocokkan dengan catatan yang ada di PO,apakah barang sesuai dengan pesanan apa tidak.

Berfungsi sebagai dokumen hukum

PO berfungsi juga bisa sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi,dan bisa dijadikan sebagai barang bukti.

Bagaimana Cara Membuat Purchase Order (PO)

Bagi anda yang belum tau cara membuat Purchase Order (PO) anda tidak perlu bingung sekarang pada Aplikasi Kasir SID Retail pro sudah tersedia fitur Purchase Order (PO),anda tinggal mengiput data barang yang akan anda oreder ke suplier dan secara otomatis datanya akan tersimpan di database Aplikasi Kasir,dan setelah barang di terima dan di cek,data tersebut nanti juga akan masuk ke transaksi pembelian dan terimput otomatis di master barang.

Untuk mencoba demo Aplikasi Kasir SID Retail pro anda bisa download disini

Kesimpulan dan Penutup

Keberadaan Purchase Order sangatlah penting ketika sebuah perusahaan akan melakukan tindakan transaksi pembelian sebuah produk. Disebutkan bahwa peran Purchase Order ini nantinya akan membantu dalam mendokumentasikan berbagai barang yang dipesan kepada supplier dengan detail. Dengan demikian, nantinya Purchase Order bisa dijadikan sebagai referensi untuk masa depan ketika Anda berkeinginan untuk mendapatkan barang tertentu.

Tidak hanya itu saja, peran Purchase Order ini juga akan menghindari adanya tindak penipuan yang bisa dilakukan oleh pihak supplier sehingga kerugian bahan produksi yang dibeli oleh perusahaan bisa diminimalisir semaksimal mungkin. Dari sinilah kemudian perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan menarik atas keberadaan Purchase Order yang mana akan bisa menentukan harga sebuah barang untuk kemudian disepakati bersama pihak supplier.

Jadi, pastikan seseorang yang membuat Purchase Order selalu memperhatikan dengan baik guna menghindari berbagai kesalahan yang bisa berakibat fatal. Tidak mengherankan jika peran Purchase Order khususnya bagi perusahaan besar sangatlah penting dan tidak pernah terlewatkan sekalipun pada saat akan melakukan pemesanan barang kepada pihak supplier. Pastikan Anda jeli dalam mengisi setiap hal pada Purchase Order seperti jumlah, spesifikasi dan juga harga yang diharapkan guna mendapatkan produk yang sesuai dengan harapan.